MyArchive Tjenesten

 

Se FAQ - Kort om MyArchive tjenesten HER.

Ansøgning om som arkivskaber at få tildelt et deponeringsområde sendes til MyArchiveCurator@kb.dk, eller som brev til Det Kongelige Bibliotek, Nationalsamlingsafdelingen, att. MyArchive, Postboks 2149, 1016 København K. 

 

1. Indledning

En stadig større del af det arkivmateriale, der skabes i dag, er født digitalt. Der har længe været behov for praktiske løsninger, der kan fremme bevaringen af private arkivskaberes ’digitalt fødte’ materialer, der skønnes at være af betydning for fremtidig forskning og kulturhistorie.

MyArchive Tjenesten er en digital tjeneste, der tillader private arkivskabere at deponere digitalt arkivmateriale, der sidenhen - som donation - kan overdrages til Det Kongelige Bibliotek. Biblioteket sikrer materialets bevaring og tilgængelighed i henhold til de aftaler, der træffes med hver enkelt arkivskaber.

De arkivskabere, tjenesten først og fremmest er rettet imod, er danske forfattere, forskere, kunstnere og kulturpersonligheder i bred forstand. Tjenesten står også til rådighed for private foreninger og institutioner inden for kulturområdet.

Tjenesten er en fortsættelse – i den digitale verden – af den indsamling, bevaring og tilgængeliggørelse af nationalt arkivmateriale, der har fundet sted på Det Kongelige Bibliotek siden 1800-tallet. Det indsamlede materiale har bestået af breve, dagbøger, notater, manuskripter, etc. Materialet har normalt været opbevaret i et antal år hos arkivskaberens efterkommere, indtil det en dag er blevet overdraget til biblioteket, hvor det er blevet ordnet og registreret og gjort tilgængeligt for forskere og kulturformidlere inden for historie, litteraturhistorie, videnskabshistorie, etc.  

De materialer, der anses for bevaringsværdige, er ikke blot korrespondancer (e-mails) relateret til forskning og kulturelt arbejde i bred forstand, men også andre typer af materiale, der kan vedhæftes en e-mail (en ’attachment’), f.eks. manuskripter, notater, illustrationer, præsentationer, og diverse andre former for forsknings- eller undervisningsmaterialer. 

Aflevering af personarkiver til Det Kongelige Bibliotek har altid beroet på frivillighed. Dette princip ligger også til grund for MyArchive Tjenesten.

Samarbejdsforholdet mellem biblioteket og arkivskaberen præciseres nærmere på baggrund af Aftalevilkår for Deponering og Donation (se her) i en af begge parter underskrevet Deponeringsaftale (se her) i forlængelse af en derom indsendt Ansøgning (se her).

2. Deponering

Benyttelse af MyArchive Tjenesten forudsætter, at der er truffet en MyArchive Aftale med Det Kongelige Bibliotek. Når dette er sket, får arkivskaberen tildelt et Deponeringsområde inden for bibliotekets ’firewall’.

Deponeringen finder sted ved anvendelse af e-mail. MyArchive Tjenesten er opbygget med henblik på at være let at benytte på daglig eller regelmæssig basis, blot man er fortrolig med de helt gængse procedurer omkring organiseringen af en privat mailboks.

Arkivskaberens Deponeringsområde kobles på arkivskaberens private mailboks, således at e-mails, der ønskes deponeret,  umiddelbart kan overføres til Deponeringsområdet ved ’drag-and-drop’ eller kopiering via menu. Andet digitalt materiale kan deponeres i form af ’vedhæftninger’ til e-mails. Ved at deponere en e-mail, arkivskaberen selv skaber og har sendt til sig selv, kan arkivskaberen kommentere indholdet af en medsendt ’vedhæftning’.   

Eksempel: En forfatter, der har fået oprettet et MyArchive Deponeringsområde, vil kunne selvaflevere digitalt fødte forarbejder til en trykt digtsamling ved at gøre disse forarbejder til ’vedhæftninger’ til en e-mail, som han eller hun sender til sig selv. I selve e-mailen kan forarbejderne beskrives, dateres etc. mere eller mindre udførligt. E-mailen kan så, med passende emneangivelse i emnefeltet, deponeres af forfatteren selv i hans eller hendes MyArchive Deponeringsområde i en til formålet oprettet folder kaldet f.eks. 'Digtsamlinger'. E-mailens indhold svarer da til, hvad forfatteren i den såkaldt ’analoge’ (fysiske) verden ville skrive uden på et læg, hvori forarbejderne til digtsamlingen er samlet.

Deponeringen svarer til, at man i sit hjem eller på sit kontor opsamler materiale, der kan være af interesse for fremtidens forskere og kulturformidlere: materialet kan gemmes og omordnes, sorteres og pakkes med forklaringer og datoer – eller eventuelt delvis kasseres, helt som arkivskaberen selv ønsker. På samme måde har arkivskaberen i MyArchive Tjenesten fuldstændig kontrol over materialet, som i Deponeringsfasen kun er midlertidigt deponeret. Arkivskaberen kan udføre følgende handlinger i sit Deponeringsområde:

• Flytte eller kopiere e-mails fra egen mailboks til eget MyArchive Deponeringsområde. Begge operationer kan udføres som ”drag-and-drop” mellem to mapper i samme vindue.
• Slette e-mails.
• Organisere og omorganisere e-mails i navngivne mapper og undermapper.
• Arkivere andre materialer ved at vedhæfte dem til en ny e-mail, der sendes til egen mailboks og derfra flyttes eller kopieres til MyArchive Deponeringsområdet. I den nye e-mail kan dokumentet beskrives mere præcist og oplysende end gennem det blotte filnavn.
• Videresende kopier fra MyArchive mailboksen til andre mailadresser (kolleger, kontakter).

3. Donation

På et nærmere aftalt tidspunkt (normalt senest 5 år efter åbning af et Deponeringsområde) træffes der aftale med biblioteket om, at arkivet lukkes og overgår til at være Det Kongelige Biblioteks ejendom (se Donationsaftale her). Fra da af kan arkivskaberen hverken tilføje, omorganisere eller slette materialer. Arkivskaberen har dog fortsat adgang til at se sit donerede materiale og derfra sende kopier af dele af det til både sig selv og til tredje part. Arkivskaberen kan også træffe aftale med biblioteket om videreførelse af Deponeringsområdet.

Senest på dette tidspunkt oprettes en katalogpost i bibliotekets katalog, hvoraf det fremgår, at personarkivet eksisterer, og om arkivet er alment tilgængeligt eller i en årrække utilgængeligt for andre end arkivskaberen selv (klausuleret).

4. Tilgængelighed

Doneret MyArchive materiale vil være tilgængeligt for bibliotekets brugere i overensstemmelse med trufne aftaler. Det vil kunne ske på en dedikeret PC på biblioteket, under vejledning af bibliotekets personale.

På et senere tidspunkt vil det donerede materiale blive forberedt til digital langtidsbevaring i Det Kongelige Biblioteks Digitale Magasin, hvorefter det vil kunne tilgås gennem de systemer, som biblioteket har under udarbejdelse og derefter vil stille til rådighed til navigering og visning af alle typer af digitale dokumenter.


5. Sikkerhed

Under planlægningen af MyArchive har sikringen af det afleverede materiale, ikke mindst mod uretmæssig adgang, været højt prioriteret.

Det Kongelige Bibliotek har i forvejen stor erfaring med anvendelse og drift af Mail-systemer til intern anvendelse og ved drift for andre institutioner. Denne erfaring er anvendt til at sikre, at MyArchive-tjenesten opfylder de samme krav, som biblioteket stiller til sine egne Mail-systemer, samt andre systemer på Det Kongelige Bibliotek, som indeholder materiale, der skal sikres for eftertiden.

MyArchive er blandt andet beskyttet af de samme sikringssystemer – herunder en firewall – som beskytter Det Kongelige Biblioteks øvrige kritiske systemer. Ligeledes bliver MyArchive regelmæssigt sikkerhedskopieret efter samme procedure som bibliotekets øvrige systemer.

Myarchive er placeret på dansk grund og ligger dermed indenfor dansk lovgivning.


6. Tekniske forudsætninger

I teknisk henseende forudsættes det, at arkivskaberen selv benytter en e-mail-klient, der understøtter datanetprotokollen IMAP (Internet Message Access Protocol). Denne protokol understøttes af de fleste e-mail klienter. Det Kongelige Bibliotek har i første omgang valgt at skrive vejledninger til Outlook klient version 2007, Mac Mail klient OS X og endelig iPad Mail klient iOS 6.

Den enkelte arkivskaber kan installere adgang til sit MyArchive Deponeringsområde på vilkårligt mange e-mail klienter, der understøtter IMAP protokollen, på vilkårligt mange egne maskiner.
 
Til en Outlook klient eller Mac Mail klient, hvorpå der er installeret adgang til eget MyArchive Deponeringsområde (en 'primær' MyArchive klient), kan der via IMAP protokollen også gives adgang til andre ('sekundære') e-mail systemer, der benyttes af arkivskaberen, f.eks. et web-baseret e-mail system som Gmail (Se hvordan i Outlook eller MacMail installationsvejleningen nedenfor). Herved gives mulighed for - fra arkivskaberens 'primære' Outlook eller MacMail klient - at deponere e-mails, der befinder sig i det sekundære e-mail system, f.eks. Gmail. Deponeringen af materialer fra det sekundære system (i dette eksempel Gmail) kan altså ikke ske direkte fra Gmail systemet, men kun via den primære klient (Outlook eller MacMail), hvorfra arkivskaberen på en gang kan 'se' det sekundære e-mail system og sit MyArchive Deponeringsområde.


Ansøgning om som arkivskaber at få tildelt et deponeringsområde sendes til MyArchiveCurator@kb.dk, eller som brev til Det Kongelige Bibliotek, Nationalsamlingsafdelingen, att. MyArchive, Postboks 2149, 1016 København K. 

 
7. Yderligere information

Hør samtale om MyArchive i Radio24syv her (Start ved 31:43) 
 

Dokumenter:

Aftalevilkår for Deponering og Donation 

Ansøgning  

Deponeringsaftale 

Donationsaftale 

________________________________________________ 


Opsætningsvejledning for
Outlook (pdf)
 

Videovejledning for Outlook (You Tube)

Opsætningsvejledning for Mac (pdf)

Videovejledning for Mac (You Tube)

Opsætningsvejledning for iPad (pdf)