Det Kgl. Biblioteks politik for digital bevaring

Dette dokument udgør politikken for bevaring af digitalt samlingsmateriale på Det Kgl. Bibliotek.

Indhold

Indledning
Relation til andre politikker. Hvad politikken omfatter. Formål og vision. Baggrund
Rammer for implementering af politik
Lovgivning og aftaler. Økonomi. Teknologisk, metodisk og organisatorisk udvikling. Digitale materialer. Organisation.
Principper for implementering af politik
Risikostyring. Trustworthy Digital Repository. Standarder. Data, metadata og dataformater. Åben og proprietær software. Indlemmelsesprincipper. Bevaringsprincipper. Adgang til bevarede digitale materialer. Teknisk infrastruktur. Forskning, videndeling og kompetenceudvikling. Samarbejde om bevaringsaktiviteter.
Ansvar for implementering af politik
Administration af dokumentet
Litteraturliste
Interne dokumenter relateret til Politik for digital bevaring. Eksterne dokumenter relateret til Politik for digital bevaring. Tidligere politikker.

Indledning

Dette dokument udgør politikken for bevaring af digitalt samlingsmateriale på Det Kgl. Bibliotek. Politikken sætter rammerne og principperne for arbejdet med digital bevaring af den del af kulturarven, som biblioteket er ansvarlig for.

Relation til andre politikker

Dette dokument er en del af et kompleks af politikker, strategier og retningslinjer for arbejdet med digitalt samlingsmateriale. Komplekset omfatter alle aktive samlingsrettede politikker, herunder politikker for accession, adgang, bevaring af fysisk materiale og digitalisering. Desuden er dokumentet knyttet til aktive strategier på de nævnte områder.

Hvad politikken omfatter

Politikken omfatter alle Det Kgl. Biblioteks digitale kulturarvssamlinger. Det vil sige, at politikken omfatter både lovbundne og ikke-lovbundne kulturarvssamlinger, samt digitalt fødte og digitaliserede kulturarvssamlinger. Som udgangspunkt bevares alle bibliotekets digitale kulturarvssamlinger.

Mulighederne for at udføre digital bevaring er defineret af de rammer, der gives ud fra eksterne faktorer som lovgivning, økonomi, den internationale teknologiske, metodiske og organisatoriske udvikling inden for området og de digitale materialers karakter. Disse rammer er beskrevet i politikken.

Politikken beskriver endvidere de vedtagne principper for udførelsen af aktiviteter i forbindelse med digital bevaring, som Det Kgl. Bibliotek vil søge at følge inden for de eksisterende rammer.

For at sikre udmøntning af politikken er den overordnede organisering af arbejdet med digital bevaring i form af roller og ansvar også defineret i politikken.

Formål og vision

Det Kgl. Biblioteks Politik for digital bevaring skal under de til enhver tid gældende rammer (beskrevet i afsnittet 'Rammer for implementering af politik') sikre de bedst mulige forhold for langtidsbevaring af den del af den digitale kulturarv, som biblioteket har ansvaret for.

Politikken formulerer således rammerne på overordnet plan, samt bibliotekets principper for arbejdet med digital bevaring. Den er udviklet for at sikre, at den digitale bevaring varetages bedst muligt på såvel kort som langt sigt.

Dette omfatter

at bibliotekets digitale samlinger over tid bevarer deres autenticitet
at bevarede data kan tilgås i henhold til gældende lovgivning og indgåede aftaler
at de bevarede data kan fortolkes på tidssvarende teknologi

Digital bevaring er et fagområde, hvor

internationalt samarbejde er en nødvendighed for at løse den ressourcekrævende og udfordrende opgave
overvågning og tilpasninger er nødvendige, da der sker konstante forandringer i teknologi, metodik og organisering, nationalt som internationalt
der er brug for et vedvarende højt kompetenceniveau

Derfor er Det Kgl. Biblioteks vision, at

prioritere en nødvendig organisation og finansiering til løsning af opgaven
følge og medvirke til at udvikle internationale standarder og best practice
samarbejde med andre nationale og internationale organisationer i den udstrækning, det kan hjælpe til at opnå den bedst mulige digitale bevaring
være blandt initiativtagerne omkring digital bevaring i Danmark og bidrage til udvikling af systemer og infrastruktur til understøttelse af digital bevaring
promovere viden om digital bevaring og vigtigheden af det på alle planer
leve op til principperne for et "Trustworthy Digital Repository" (se reference)

Baggrund

Det Kgl. Bibliotek har til opgave at langtidsbevare digitale materialer. Set i forhold til bevarings-institutionernes traditionelle bevaring af fysiske materialer udgør langtidsbevaringen af digitalt materiale et område med egne udfordringer. Nogle af de vigtige udfordringer, som er specielle for de digitale materialer, er, at

mængden af digitale materialer vokser
kompleksiteten af de digitale materialer stiger (formater, strukturer med mere)
digitalt materiale ikke kan henlægges passivt, til det skal anvendes, som det for eksempel er tilfældet med bøger. Dette skyldes, at systemer, lagringsmedier, dataformater og programmer er i konstant forandring. Manglende handling – også i de tidlige faser – kan derfor føre til, at der ikke kan gives adgang til de bevarede data
der ikke foreligger færdige metoder og løsninger til problemerne, men der arbejdes internationalt med at udvikle strategier og teknikker, der håndterer nogle af problemerne for delmængder af materialet
der ikke foreligger færdige modeller for, hvad aktiviteterne koster, hverken årligt eller samlet i materialets levetid, men der arbejdes internationalt på at etablere omkostningsmodeller
lovgivningen omkring lagring og adgang til digitale materialer er mere restriktiv end for fysisk materiale

Materialets karakter betyder, at det er nødvendigt at iværksætte en aktiv bevaringsindsats allerede under accessionsprocessen og derefter løbende for at sikre, at det bevarede digitale materiale kan tilgås over tid.

Den løbende langtidsbevaring omfatter to hovedaktiviteter: bitbevaring og logisk bevaring. For at Det Kgl. Bibliotek i praksis kan varetage disse bevaringsopgaver, er det nødvendigt, at institutionen løbende kan håndtere ændringer i forudsætningerne for bevaringen og samtidigt sikre bevaringen inden for de gældende rammer.

Rammer for implementering af politik

Dette kapitel beskriver de rammer, som har betydning for politikken og dermed udførelsen af aktiviteter i forbindelse med digital bevaring. Det Kgl. Bibliotek skal løbende kunne håndtere ændringer i forudsætningerne for bevaringen og samtidigt sikre bevaringen inden for de gældende rammer. Hvis rammerne ændrer sig, skal strategien derfor justeres i forhold til de nye rammer samt i forhold til risikostyring og gældende principper.

Lovgivning og aftaler

Bevaringsaktiviteterne for Det Kgl. Biblioteks digitale materiale følger de til enhver tid relevante love, retningslinjer og indgåede aftaler vedrørende indsamling, forvaltning (inkl. bevaring) og adgang. Det gælder bl.a. pligtafleveringsloven, arkivloven, ophavsretsloven og persondataloven. Biblioteket forholder sig løbende til relevant lovgivning og retningslinjer på området.

Økonomi

Bevaringsaktiviteterne for Det Kgl. Biblioteks digitale materiale er underlagt de til enhver tid gældende økonomiske rammer og budgetter.

Biblioteket vurderer løbende, hvorvidt de nødvendige ressourcer til omkostninger ved digital bevaring er til stede.

Teknologisk, metodisk og organisatorisk udvikling

Der er en konstant udvikling på teknologiske, metodiske og organisatoriske områder, som den digitale bevaring og løsninger til digital bevaring afhænger af. Det Kgl. Bibliotek følger og forholder sig til udviklingen på bl.a. følgende områder:

Teknologi der bruges i processer omkring bevaringsaktiviteter (for eksempel i karakterisering, validering, planlægning, formater)
Metoder til digital bevaring (f.eks. bevaringsstrategier, auditeringsmetoder)
Standarder (for eksempel Open Archival Information System, standarder for formater inkl. metadata og pakning)
Internationale samarbejder på overordnet plan (for eksempel om webhøstning, formatregistranter, registrering og indsamling af operativsystemsoftware)
Samarbejder om bitbevaring (for eksempel infrastruktur i samarbejde med udenlandske nationalbiblioteker eller danske institutioner, nationale bevaringstiltag med andre danske institutioner)
Forskning (for eksempel udredning, analyse og udvikling af nye tiltag inden for digital bevaring)

Digitale materialer

De digitale materialer har varierende størrelse og kompleksitet, og begge karakteristika kan påvirke mulighederne for digital bevaring.

Størrelse

Størrelse kan angives på flere måder:

Antallet af filer
Størrelsen af filerne
Det samlede behov for lagerplads

Kompleksitet

Kompleksitet kan angives på flere måder:

Dataformater
Sammensætning af digitalt materiale
Kontekst af digitalt materiale

Størrelse og kompleksitet kan udfordre den digitale bevaring både teknologisk og økonomisk.

Organisation

Det Kgl. Bibliotek sikrer gennemførelsen af denne politik ved at definere en organisation, som understøtter løsning af opgaven. Organisationen dækker roller og ansvar som beskrevet i kapitlet 'Ansvar for implementering af politik' samt relevante processer beskrevet i kapitlet 'Administration af dokumentet'.

Principper for implementering af politik

Dette kapitel beskriver de vedtagne principper, som søges fastholdt inden for rammerne beskrevet i det foregående kapitel 'Rammer for implementering af politik'.

Risikostyring

Bevaringsaktiviteterne for digitalt materiale på Det Kgl. Bibliotek baseres på principper for risikostyring med særligt fokus på risici relateret til tab af data og fremtidig tilgængelighed.

Trustworthy Digital Repository

Det Kgl. Bibliotek udfører troværdig digital bevaring i videst muligt omfang. Derfor følges de overordnede principper for et "Trustworthy Digital Repository" (se reference).

Dette indebærer blandt andet, at biblioteket regelmæssigt reviderer den organisation og teknik, som udgør bibliotekets digitale arkiv. Det Kgl. Bibliotek stiler ikke efter en formel certificering.

Standarder

Det Kgl. Bibliotek følger med i og deltager om muligt i det internationale samarbejde omkring opbygning af standarder og modeller for beskrivelse og opbygning af de tekniske og organisatoriske løsninger, som er forbundet med forvaltning og bevaring af digitale samlinger. Biblioteket anvender sådanne standarder i videst muligt omfang i løsningen og evalueringen af bevaringsrelaterede opgaver.

På det overordnede plan anvender Det Kgl. Bibliotek OAIS-modellen (ISO 14721) (se reference) som referencemodel. Det Kgl. Bibliotek benytter desuden principperne i den OAIS-baserede audit- og certificeringsstandard ISO 16363 (se reference).

Data, metadata og dataformater

Det Kgl. Bibliotek søger at bevare sine digitale samlinger i formater egnet til digital bevaring. Dette vil så vidt muligt være formater, som er åbne, standardiserede og internationalt anerkendte, og det gælder både i forhold til data og metadata.

Ved valg af dataformater vil det indgå i overvejelserne, hvorvidt de givne formater forventes at kunne understøtte en eller flere af de bevaringsstrategier, som biblioteket vælger at benytte (for eksempel emulering eller migrering).

Metadata udformes efter de af biblioteket beskrevne normer, som ligger så tæt på internationale standarder og best practice som muligt.

Beslutning om brug af teknikker, som kan udgøre en risiko for tab af data, såsom kryptering eller komprimering, skal baseres på en risikovurdering og med inddragelse af ledelsen.

Metadata og deres relation til data skal bevares.

Biblioteket anvender universelle, unikke og persistente identifikatorer til identificering af bevarede digitale materialer.

Åben og proprietær software

Ethvert valg af software til brug i digital bevaring skal baseres på en risikovurdering. Dette gælder for såvel proprietær som åben software.

For at sikre åbenhed og gensidig erfaringsudveksling tilstræber Det Kgl. Bibliotek at støtte og praktisere anvendelsen af Free and Open Source Software (FOSS).

Indlemmelsesprincipper

Det Kgl. Bibliotek stiller krav til materiale forud for indlemmelse i det omfang, det er muligt. Dette kan for eksempel dreje sig om ønskede formater og strukturer for digitaliseret materiale og digitalt fødte materialer. Desuden følges relevante øvrige politikker, jf. afsnittet ’Relation til andre politikker’.

Alle indlemmede materialer tildeles en universel, unik og persistent identifikator, som kan bruges til fremtidig reference af materialet. Dog håndteres materialer i Netarkivet specielt, da disse kan identificeres universelt, unikt og persistent ved angivelse af webarkivet og egenskaber ved høstningen, som gør det unikt identificerbart (som for eksempel via en Persistent Web IDentifier (PWID).

Bevaringsprincipper

For hver digitale samling, Det Kgl. Bibliotek indlemmer til bevaring, tages stilling til, hvad der skal bevares både med hensyn til indhold, struktur, funktionalitet og fremtræden. Desuden tages stilling til bevaringsniveau, herunder bl.a. bitsikkerhed, tilstræbt logisk bevaringsstrategi og evt. kryptering.

Det Kgl. Bibliotek tilstræber at bitbevare data og metadata i den form det havde, da det blev modtaget, også når en videre bearbejdning finder sted.

Den digitale bevaring skal være så uafhængig af den understøttende systemportefølje, at det er muligt at reetablere data og metadata under forhold, hvor (dele af) systemporteføljen er gået tabt.

Der anvendes internationalt anerkendte standarder, der sikrer administration, genfinding og bevaring af de digitale samlinger.

Desuden sker en løbende teknologiovervågning af relevante værktøjer, formater og standarder med mere.

Bitbevaring

Det Kgl. Bibliotek anvender risikostyring til løbende sikring af bitbevaringen, som for langtidsbevaring består i at styre uden om risici, der kan lede til datatab. På Det Kgl. Bibliotek foretages risikohåndtering for eksempel ved, at kopierne af data opbevares i uafhængige miljøer (geografisk, teknisk og organisatorisk), og ved at kopierne tjekkes aktivt (til forskel fra backup).

Bitbevaring skal håndteres så teknologi- og leverandøruafhængigt som muligt for at mindske de risici, der er forbundet med for eksempel skift af leverandør.

Det tilstræbes, at der bitbevares på forskellige niveauer, så forskellige krav til informationssikkerhed (fortrolighed, integritet og tilgængelighed) kan opfyldes i så vid udstrækning som muligt.

I visse tilfælde kan bibliotekets bevaring – ud over en eller flere digitale kopier, som bitbevares – også omfatte en eller flere analoge kopier. I disse tilfælde vil risikovurdering omfatte både analoge og digitale kopier.

Det Kgl. Bibliotek tilstræber at samarbejde med andre organisationer for at opnå de bedste betingelser for bitbevaring.

Som hovedregel må der ikke slettes materiale, som er under bitbevaring. Sletning må kun udføres på basis af en risikovurdering og med inddragelse af ledelsen.

Logisk bevaring

Der foregår en løbende overvågning af de bevarede samlingers sammensætning og volumen, og der udarbejdes planer for bevaring af de enkelte samlinger.

Det Kgl. Bibliotek vil i samarbejde med nationale og internationale samarbejdspartnere arbejde for metoder til logisk bevaring, der sikrer, at så store dele af bibliotekets samlinger som muligt i fremtiden vil kunne tilgængeliggøres.

Hvis det pga. tekniske eller økonomiske forhold ikke er muligt at bevare al funktionalitet i et digitalt materiale i forbindelse med gennemførelse af en bevaringsaktivitet, prioriteres en bevaring af det digitale objekts informationsindhold som hovedregel højest.

Det Kgl. Bibliotek anvender risikostyring til løbende sikring af den logiske bevaring.

Adgang til bevarede digitale materialer

Det Kgl. Bibliotek vil stille bevarede digitale materialer til rådighed med en teknologi og i et format, som vælges ud fra kriterier om økonomi og relevans for brugerne. Der gives kun adgang til digitale materialer, som er under aktiv bevaring.

Teknisk infrastruktur

Det Kgl. Bibliotek etablerer og vedligeholder den nødvendige tekniske infrastruktur for at kunne gennemføre en bevaring af sine digitale samlinger, hvor:

infrastrukturen understøtter den nødvendige overvågning af systemer, medier og formater for at sikre en proaktiv indsats
infrastrukturen understøtter de nødvendige bevaringsaktiviteter såsom bitbevaring, karakterisering, validering, migrering og emulering
infrastrukturen omfatter værktøjer til at understøtte beslutningsprocesser og overvåge gennemførelse af konkrete bevaringsaktiviteter
det tilstræbes at infrastrukturen, hvor det er muligt, ensrettes for forskellige materialer, for at understøtte overblik, gennemskuelighed og driftssikkerhed

Der foretages løbende risikostyring af infrastrukturen med henblik på dens understøttelse af digital bevaring. Dette omfatter som minimum kendte mangler, kendte udfordringer samt konsekvenser af ændringer i infrastrukturen eller rammer for infrastrukturen.

Det er et mål for Det Kgl. Bibliotek, at den tekniske infrastruktur til digital bevaring er så omkostnings-effektiv som muligt, inden for rammerne beskrevet i denne politik, dog med et særligt fokus på risikostyring.

I selve struktureringen af digitale materialer som langtidsbevares, anvender biblioteket universelle, unikke og persistente identifikatorer.

Forskning, videndeling og kompetenceudvikling

Det Kgl. Bibliotek sikrer, at personalet til stadighed har tilstrækkeligt opdateret faglig viden til, at bevaringspolitikken kan vedligeholdes og implementeres forsvarligt, hvad end den gennemføres internt eller ved outsourcing.

Det tilstræbes, at denne kompetenceudvikling og -fastholdelse sker gennem intern uddannelse af personale og via deltagelse i nationale og internationale konferencer, samarbejder og partnerskaber med blandt andet biblioteker, arkiver og universiteter. Det Kgl. Bibliotek deltager i relevante eksterne forskningsprojekter på området og initierer også selv forskningsprojekter.

Biblioteket formidler den viden, der opnås om digital bevaring, til offentligheden via relevante kanaler som for eksempel hjemmesider, sociale medier, projekter og konferencer.

Samarbejde om bevaringsaktiviteter

Det Kgl. Bibliotek tilstræber gennem strategiske samarbejdsprojekter/open source projekter at sikre sig en central placering i internationale netværk, der arbejder med digital bevaring, således at institutionen juridisk, politisk, vidensmæssigt, metodemæssigt og værktøjsmæssigt er på niveau med sammenligne-lige institutioner i Europa.

I tilfælde hvor det skønnes formålstjenstligt, bidrager biblioteket til partnerskaber og driftsfællesskaber med danske eller internationale bevaringsinstitutioner, der besidder den nødvendige kompetence.

Ansvar for implementering af politik

For at kunne imødekomme udfordringerne omkring digital bevaring skal Det Kgl. Bibliotek i sin organisering og ansvarsfordeling sikre

vedligeholdelse af Det Kgl. Biblioteks politik for digital bevaring i overensstemmelse med bibliotekets formål og ansvar for digital kulturarv
vedligeholdelse af Det Kgl. Biblioteks strategi for digital bevaring i overensstemmelse med det aktuelle risikobillede, gældende rammer for digital bevaring og Det Kgl. Biblioteks politik for digital bevaring
udmøntning i praksis af Det Kgl. Biblioteks strategi for digital bevaring

Det overordnede ansvar for digital bevaring er placeret hos Det Kgl. Biblioteks direktion, som

prioriterer ressourcer til digital bevaring på overordnet niveau
udpeger ansvarlige for de roller, der har tilknytning til digital bevaring
godkender politikken og udpeger ansvarlige for godkendelse af strategi og risikobillede samt medfølgende prioriteringer for digital bevaring

Administration af dokumentet

Nærværende dokument er 2. version af Det Kgl. Biblioteks Politik for digital bevaring, opdateret i foråret 2024.

Opdatering af dokumentet

Opdatering af dokumentet sikres af afdelingen med ansvar for digital bevaring og godkendes af Det Kgl. Biblioteks direktion hvert femte år eller med højere frekvens, hvis der er behov på grund af ændrede rammer for digital bevaring.

Formidling af dokumentet

Dokumentet publiceres via Det Kgl. Biblioteks hjemmeside i en dansk og en engelsk version med det formål at understøtte nationalt og internationalt samarbejde om digital bevaring.

Litteraturliste

Interne dokumenter relateret til Politik for digital bevaring

Følgende interne dokumenter og udkast til dokumenter, som er relateret til Politik for digital bevaring, er benyttet i processen med udarbejdelsen af politikken:

Eksterne dokumenter relateret til Politik for digital bevaring

Følgende eksterne dokumenter har direkte betydning for denne Politik for digital bevaring:

ISO 14721:2012 (2012): Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) -- Reference model
ISO 16363:2012 (2012): Space data and information transfer systems -- Audit and certification of trustworthy digital repositories
Eld Zierau: URN Namespace Registration for Persistent Web IDentifiers (PWID)
ISO 27001:2022 (2022): Information security, cybersecurity and privacy protection

Tidligere politikker

Nærværende Politik for digital bevaring erstatter Det Kgl. Biblioteks Politik for digital bevaring fra januar 2019.