Betingelser for lån fra Det Kongelige Bibliotek til udstillinger

I. Generelt

En skriftlig låneanmodning skal fremsendes senest fire måneder før udstillingen åbner. Den skal indeholde oplysninger om udstillingens art samt om sted og varighed.

Med låneanmodningen fremsendes en udførlig facilitetsrapport, der beskriver de sikrings- og klimamæssige forhold på den låneanmodende institution.

Der indgås en lånekontrakt imellem Det Kongelige Bibliotek og låntager.

Ved udlån til udstillinger, der planlægges vist på mere end én institution, indgås individuelle lånekontrakter imellem Det Kongelige Bibliotek og de enkelte involverede institutioner. Det udlånte materiale hjembringes til Det Kongelige Bibliotek i intervallerne mellem visninger på forskellige lokaliteter.

Enhver ændring i udstillingens vilkår, der får indflydelse på de lånte genstandes placering, ophængning, etc., skal godkendes af Det Kongelige Bibliotek.

Det Kongelige Bibliotek forbeholder sig ret til at tilbagekalde eller ophæve aftalte lån når som helst i udstillingsperioden, hvis låntager ikke opfylder betingelserne for lånet.

Opstår der sikkerhedsproblemer i udstillingsområdet i løbet af låneperioden, skal Det Kongelige Bibliotek straks underrettes.

I tilfælde af tyveri eller beskadigelse af genstandene skal Det Kongelige Bibliotek straks underrettes, og en skriftlig rapport skal efterfølgende sendes inden for 48 timer.


II. Omkostninger

Omkostninger og gebyrer i forbindelse med lånet afholdes af låntager. Disse indbefatter forsikring, montering, indramning, pakning og emballage, transport, kurerens rejseomkostninger og diæter, konservering, fotografering mm.

I tilfælde af aftalt forlængelse af låneperioden har Det Kongelige Bibliotek ret til at foretage inspektion. I den forbindelse skal omkostningerne dækkes af låntageren.


III. Sikkerhed og udstillingsforhold

Alle lån foretages under forudsætning af, at institutionen er i stand til at opfylde nedenstående betingelser. Hvis bibliotekets kurer ved ankomsten konstaterer, at betingelserne ikke kan opfyldes, vil lånet ikke kunne effektueres og kureren vil returnere med materialet.

1. Låntageren skal ved modtagelsen af genstandene straks underskrive kvitteringen.

2. Genstandene skal opbevares og udstilles i henhold til de specifikationer, som fremgår af lånekontrakten.

3. Låntageren må under hele låneperioden sørge for hensigtsmæssig beskyttelse af genstandene imod brand, oversvømmelse, insektangreb, forurening, tyveri eller anden beskadigelse.

4. Montrer skal, når andet ikke er aftalt, være alarmsikrede.

5. Genstandene skal opbevares i brand- og tyverisikret boks hvis de ikke umiddelbart placeres i udstillingsmontrer el. lign.

6. Opsætning og nedtagning af genstande og alle ind- og udpakningsprocedurer skal foretages af personale, der er uddannet til og øvet i at håndtere den pågældende type materiale.

7. Uindbundne materialer må ikke monteres.

8. Materialerne må ikke tages ud af de beskyttende udstillingsmaterialer (rammer, beskyttelsesplader på bagsiden, passepartout, polyester film enveloppes eller anden montering), de er blevet anbragt i.

9. Monteringerne må ikke beskæres eller forsynes med påskrifter.

10. De udlånte genstande må ikke underkastes nogen form for behandling (restaurering, rengøring, udbedring af skader m.v.).

11. Der må ikke bruges materialer til montering, opklæbning eller konstruktion af montrer og deres indhold samt kasser, der på nogen måde kan beskadige de udlånte genstande. (Liste over sikre materialer findes i ANSI/NISO Z.39.79.2001.)

12. I løbet af låneperioden må genstandene ikke flyttes fra montrerne eller det aftalte udstillingsområde uden tilladelse fra Det Kongelige Bibliotek. Nødsituationer er undtaget.

13. Under opsætningen af større udstillinger skal det pågældende område sikres og adgangen begrænses, og hvis ekstra sikkerhedsforanstaltning skønnes påkrævet, kan Det Kongelige Bibliotek kræve, at der skal være vagter i udstillingsområdet.

14. Rygning er ikke tilladt i udstillings- eller forberedelsesområdet. Der må ikke spises eller drikkes i de udlånte genstandes nærhed.


IV. Forsikring

Låntageren skal forsikre genstandene fra væg til væg til den værdi, der er fastsat af Det Kongelige Bibliotek. Forsikringspolicen skal indeholde museumsklausulen: ”Uanset en eventuel skades art og grad og erstatningens størrelse forbliver genstanden Det Kongelige Biblioteks ejendom”.

Hvis låntager er certificeret som National Indemnity instutution, vil Det Kongelige Bibliotek sædvanligvis fravige krav om forsikring. En kopi af indemnity-certifikatet skal fremsendes til godkendelse af Det Kongelige Bibliotek.

Police eller certifikat fremsendes til Det Kongelige Bibliotek senest 2 uger før materialets levering.


V. Tilstandsrapport / sikkerhedsfotografering

Før pakningen udarbejder Det Kongelige Bibliotek en tilstandsrapport for hver genstand.
Denne underskrives ved genstandens ankomst.

Det Kongelige Bibliotek kan bestemme, at der skal foretages en sikkerhedsfotografering af materialet inden lånet kan effektueres.


VI. Klima og lysforhold

Låntageren skal garantere, at krav til klimaforholdene overholdes kontinuerligt og dokumenteres. Hvis klimaforholdene af en eller anden grund ændres i forhold til de stillede krav, skal låntageren straks rådføre sig med Det Kongelige Bibliotek.

Genstanden skal udstilles i et stabilt klima med temperatur mellem 18 og 21 °C og en relativ fugtighed (RH) mellem 45 og 55 % +/-5% over 24 timer.

Al fugtigheds- og varmekontrol skal fungere 24 timer i døgnet igennem hele låneperioden.

Bibliotekets genstande må ikke udsættes for direkte dagslys.

Belysning skal være fri for UV-lys og må normalt ikke overskride 50 lux. Totalt må genstandene ikke eksponeres i mere end 100.000 luxtimer.

Hvor det gælder særligt følsomme eller værdifulde materialer, kan biblioteket fastsætte specielle betingelser med hensyn til temperatur, luftfugtighed og belysning


VII. Pakning, transport, kurerledsagelse

Al emballage og transport skal godkendes af Det Kongelige Bibliotek.

Hvis transport sker i Det Kongelige Biblioteks tjenestebiler, betaler udstiller denne transport.

Det Kongelige Bibliotek kan kræve, at en eller flere medarbejdere deltager i transport, ned- og udpakning samt opsætning af genstande i montrer. Den låntagende institution påtager sig de omkostninger, der er forbundet hermed.

Under særlige omstændigheder kan forlanges politieskorte under transporten.

Ved afleveringen skal genstandene være pakket på samme måde som ved modtagelsen. Låntageren skal opbevare al materiale i sikkerhed og i passende klimaforhold igennem hele låneperioden.


VIII. Reproduktion

Udlånte værker må ikke filmes, fotograferes, digitaliseres, tv- eller videooptages uden forudgående tilladelse fra Det Kongelige Bibliotek.

Alle former for reproduktion forudsætter forudgående tilladelse fra Det Kongelige Bibliotek.

Fotografier af udlånte værker til brug i kataloger samt pr-materiale i forbindelse med udstillingen fremstilles af Det Kongelige Bibliotek på låntagers bekostning.
Reproduktioner, der distribueres offentligt, skal være forsynet med ophavsretsangivelse.

Reproduktioner gengivet i katalogen skal påføres: “Det Kongelige Bibliotek, København”.

Et eksemplar af udstillingskatalogen sendes til Det Kongelige Bibliotek.