Administrationsafdelingen

Ledelse
Administrationschef Mette Mejlvang.

Opgaver
Administrationsafdelingen varetager den overordnede ledelsesmæssige, administrative, organisatoriske, økonomiske og personalemæssige forvaltning af Det Kongelige Bibliotek.

Stab
Staben varetager bl.a. vedligeholdelse af institutionens organisationsplan, drift af "Interne Nyheder", koordinering af institutionens SU-aftale afledte opgaver, herunder sekretariatsfunktioner for Samarbejdsudvalg og underudvalg/arbejdsgrupper, koordinering og gennemførelse af institutionens kompetenceudvikling, koordinering af institutionens sikkerhedsarbejde, herunder sekretariat for Sikkerhedsudvalg og sikkerhedsgrupper, personalesagbehandling, koordinering vedrørende institutionsjura og stabsopgaver for Det administrative og tekniske område.
 
Personalesektion
Sektionsleder: Chefkonsulent Hanne Palsøe.
Sektionens opgaver er at varetage institutionens personaleadministration, herunder udførelse af rekruttering i samarbejde med afdelingerne, udarbejdelse af ansættelsesbreve, lønindplacering, forhandling af personlig løn og lønanvisning samt fraværsregistrering for alle medarbejdergrupper og for alle ansættelsesformer. Sektionen bistår afdelingerne i spørgsmål vedrørende den løbende personalepleje og sektionen varetager i samarbejde med afdelingerne og administrationschefen sager af tjenstlig karakter, herunder afskedigelsessager.
Sektionen har endvidere til opgave at indhente refusioner mv. for de udlæg, som institutionen har i forbindelse med aflønningen af medarbejdere ansat i henhold til de til enhver tid værende offentligt støttede beskæftigelsesordninger og at indhente tilskud mv. for de udlæg, som institutionen har i forbindelse med aflønning af medarbejdere, der er ansat under reglerne om tilskudsgivende forskning og om anden tilskudsgivende aktivitet.
Sektionen er i samarbejde med Økonomisektionens budgetmedarbejder ansvarlig for overholdelsen af institutionens lønbudget og fører i forbindelse hermed kontrol med, at afdelingernes ønsker om ansættelser kan rummes inden for afdelingernes budgetter. Sektionen har ansvaret for afstemning og regnskabsaflæggelse på alle lønkonti og mellemregningskonti, som benyttes i forbindelse med lønudbetalingen.
Sektionen skal herudover udarbejde oplæg til nye personaleadministrative retningslinier og til nye personaleudviklingsmæssige initiativer, herunder oplæg vedrørende nye lønsystemer. Endelig har sektionen ansvaret for løbende at udvikle og forny egne arbejdsredskaber og at holde sig ajour med de regler, love og overenskomster, som gælder for sektionens virksomhed.

Økonomisektion
Sektionsleder: Økonomichef Jørgen Troelsen
Sektionens opgaver er at varetage institutionens overordnede økonomiske administration, herunder tilvejebringelse af bevillinger, budgetlægning, bogføring, regnskabsaflæggelse internt og eksternt og regnskabsmæssige forklaringer.
Sektionens har ansvaret for udarbejdelsen af institutionens finanslovs- og tillægsbevillingslovsbidrag. Sektionen udarbejder udkast til institutionens budgetter, herunder grovbudgetter på lønningerne samt individbaserede lønbudgetter med indlagt prognose af afdelingernes forbrug i henhold til indgåede ansættelseskontrakter. Økonomisektionen udarbejder beregninger, der kan danne grundlag for kontrollen af afdelingernes overholdelse af lønbudgetterne.
Sektionen udfører bogføring for alle afdelinger og aktiviteter og leverer regnskabsmaterialer til afdelingerne med henblik på afdelingernes kontrol af det bogførte. Sektionen udfører momsindberetning og indberetning til Intrastat.
Sektionen har ansvaret for at føre kontrol med, at de tilskud og andre ikke finanslovsmæssige indtægter, som de projektansvarlige indhenter, indgår i henhold til de givne tilsagn.
Sektionen har ansvaret for afstemning og regnskabsaflæggelse på alle konti og for alle mellemregningskonti, bortset fra lønkonti.
Sektionen udfører institutionens hovedkassefunktioner, herunder likviditetstyring og relationerne til Danmarks Nationalbank.
Sektionen betjener og fører tilsyn med institutionens underkasser og stiller kasseapparater og dankortterminaler til rådighed for de underkasser, som udfører direkte salg. Til større enheder, der udfører salg ved regning stiller sektionen et egnet faktureringsprogram til rådighed. Sektionen har ansvaret for vedligeholdelse af disse decentrale systemer, vejledning i brugen og opdatering af systemerne ved ændringer. Sektionen fakturerer for institutionens mindre enheder.
Sektionen administrerer institutionens rejsebudget og udarbejder rejseafregninger for alle afdelinger.
På grundlag af bogføringerne udarbejder sektionen periodisk interne regnskaber for institutionen som helhed og regnskaber for udvalgte områder, fx. materialeanskaffelsesforbruget, bygningsdriften, indtægtsdækket virksomhed, indtægtsgivende forskningsvirksomhed og anden indtægtsgivende virksomhed samt fondene.
Sektionen leverer bidrag til virksomhedsregnskabet, årsberetningen og til de regnskabsmæssige redegørelser.
Sektionen skal herudover udarbejde oplæg efter behov vedrørende institutionens økonomiske forhold og vedrørende nye økonomistyringsmæssige initiativer. Endelig har sektionen ansvaret for løbende at udvikle og forny egne arbejdsredskaber og at holde sig ajour med de regler og love, som gælder for sektionens virksomhed.
 
Journalen
Journalen er bibliotekets fællesjournal. Den varetager tværgående journaliseringsmæssige opgaver og udfører daglig journalisering af institutionens indgående post.
Journalen har ansvaret for vedligeholdelse af institutionens journalplan, for udførelsen af det daglige journaliserings- og arkiveringsarbejde for institutionen og for vejledning af institutionens medarbejdere i brugen af journalsystemet.
Journalen udarbejder endvidere oplæg vedrørende ændringer af journalplanen, forretningsgangen, det benyttede journaliseringssystem mv. Journalen bidrager også med oplæg i forbindelse med mere omfattende omlægninger af institutionens journaliseringsarbejde.

Omstillingen og reception
Omstillingen er et informationscenter for eksterne brugere og Det Kongelige Biblioteks medarbejdere. Omstillingens hovedopgaver er at betjene bibliotekets omstillingsfunktion for alle adresser. Herudover er Omstillingen reception for Direktionen og Administrationsafdelingen.
Omstillingen har ansvaret for løbende opdatering af telefonsystemets elektroniske telefonbog, for administration af reservationen af institutionens interne møde- og undervisningslokaler og for at føre institutionens taxaregnskab.